Aplikacija Kapitas

je zasnovana za celovito vodenje in izvedbo razpisov in prijav na razpise.

Razdeljena je na dva nivoja: prijavni in razpisni.

NIVO PRIJAVITELJEV

 Na nivoju prijaviteljev je vsakemu uporabniku omogočeno, da se najprej registrira, upravlja z eno ali več pravnimi osebami, pregleduje aktualne razpise, načrtuje projekt, izdela prijavo na razpis, prejema obvestila od razpisovalcev, uvaža nastale stroške iz računovodskega programa, izdeluje poročila o opravljenem delu in oddaja morebitne zahtevane dopolnitve.

Izdelava prijave na razpis

Aplikacija omogoča izdelavo prijave na razpis, ki ga doda razpisovalec. Uporabnik lahko na razpis prijavi pravno osebo, katere administrator ali urednik je. Prijava na razpis vsebuje določene v naprej opredeljene razdelke, določene posebnosti pa opredeli razpisovalec sam.

Uporabnik najprej v aplikaciji poišče razpisovalca in razpis, na katerega se želi prijaviti, pri čemer mu pomaga seznam aktualnih razpisov. Potem si lahko ogleda podrobnosti razpisa (pomembne datume, razpisno dokumentacijo in informacije v zvezi z razpisom, ki jih vpiše razpisovalec). Vsi podatki, ki jih vpisuje uporabnik, se sprotno shranjujejo, tako da ne more priti do izgube podatkov.

Uvažanje stroškov iz računovodskega programa

Uporabnik lahko za namen izdelave poročil o projektu uvaža stroške v aplikacijo in jih kasneje vključuje v poročila o projektu. Aplikacija omogoča uvoz podatkov iz izvoza v .xls formatu in uvozi vse stroške, ki so vezani na določenega stroškovnega nosilca. Strošku uporabnik doda še dokazila (pripenjanje datotek – kopije računov).

Strošek se pripenja eni ali več nalogam. Ob pripenjanju stroška uporabnik določi nalogo/e kateri/m želi pripeti strošek in odstotek upravičenosti stroška, ki pripada nalogi in odstotek sofinanciranja, ki pripada nalogi.

Določeni nalogi pa je mogoče pripeti tudi strošek, ki je nastal preko izvedbe javnega naročila.

Izdelava poročil o projektu

Na podlagi uvoza stroškov projekta lahko uporabnik izdela vmesna poročila o opravljenem delu in končno poročilo o projektu. V poročila se  samodejno prevzamejo uvoženi stroški projekta, ki so nastali do roka oddaje poročila in določeni drugi podatki, preostale podatke pa uporabnik izpolni ob oddaji poročila (vsebinski del poročila – opis projekta, cilji projekta, opis naloge, …). 

Aplikacija omogoča izdelovanje dveh vrst poročil:

   -   poročila o opravljenem delu (vmesna poročila),

   -   končno poročilo o projektu.

Poročila se lahko oddajajo elektronsko ali pa jih uporabnik natisne in jih odda pisno.

NIVO RAZPISOVALCEV

Na nivoju razpisovalcev je vsakemu razpisovalcu omogočeno, da doda in ureja razpise, upravlja s prejetimi prijavami in zahteva morebitne dopolnitve, upravlja s prejetimi poročili o izvajanju projektov in zahteva morebitne dopolnitve ter upravlja z zahtevami prijaviteljev.

Dodajanje in urejanje razpisov

Razpisovalcu aplikacija omogoča vpis novega razpisa v sistem. Pri dodajanju razpisa razpisovalec določi bistvene lastnosti razpisa. Nato razpisovalec določi osnovne lastnosti in obliko obrazcev za prijavo in poročila.

 Upravljanje s prejetimi prijavami na razpise

Aplikacija razpisovalcu omogoča, da ima pregled nad vsemi prejetimi prijavami za posamezen razpis. Ima možnost pregleda in tiskanja prijave, zavrnitve, odobritve prijave ali zahteve za dopolnitev prijave.

Možnosti dopolnitve, zavrnitve in odobritve skupaj z obrazložitvijo razpisovalec lahko preko sistemskega sporočilnega sistema sporoči prijavitelju. V kolikor gre za zahtevo za dopolnitev, poslano sporočilo prijavitelju tudi odklene možnost nadaljnjega urejanja prijave.

Upravljanje s prejetimi poročili o projektih

Razpisovalec ima podoben pregled tudi nad prejetimi poročili. Poročila se ločijo glede na razpis za katerega so oddane in glede na rok oddaje. Razpisovalec ima možnost pogleda in tiskanja poročila ter zahteve za dopolnitev.

V kolikor razpisovalec zahteval dopolnitev, je uporabniku posredovano sporočilo z obrazložitvijo, ki hkratu tudi dklenil nadaljnje urejanje že oddanega poročila.

Upravljanje z zahtevami uporabnikov

Uporabniki lahko na razpisovalca naslavljajo različne zahteve, ki zadevajo posebne spremembe v prijavah, planiranih stroških in drugih načeloma nespremenljivih zadevah.

V kolikor želi prijavitelj po oddaji prijave projekta na razpis spremeniti planirane stroške projekta, mora zahtevati od razpisovalca odobritev spremembe. Odobritev spremembe prijavitelj zahteva preko notranjega sporočilnega sistema, ki razpisovalcu pošlje obvestilo v katerem prijavitelj poda svojo zahtevo in utemeljitev te zahteve.

Razpisovalec ima glede zahtev na izbiro dve možnosti ali odobri spremembo ali pa jo zavrne, v vsakem primeru pa mora svojo določitev obrazložiti. Izbira in razlaga sta uporabniku posredovani preko sistema sporočanja.